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Bien gérer ses emails pour une rentrée en douceur

Publié le 28 août 2014 - Mis à jour le 1 septembre 2014
Parisienne de 37 ans, Christelle touche à tout. Elle est à la fois responsable de communication chez EDF, auteure et comédienne de théâtre et très active dans la lutte contre les discriminations. Elle lance maintenant son activité de coaching "Retrouvez le temps perdu" dont l’objectif est de nous permettre de ne plus être esclave de nos emails !
Bien gérer ses emails en 4 étapes pour une rentrée en douceur
Bien gérer ses emails en 4 étapes pour une rentrée en douceur

Quoi ? Parler déjà de la rentrée alors que le mois d’août n’est pas terminé ? Justement ! Pour un atterrissage en douceur au boulot, lisez ce qui suit…

Avant (mais ça, c’était avant), à la seule pensée des 400 emails professionnels à devoir lire à mon retour de congés,  j’en avais la nausée. J’en venais à regretter d’avoir désactivé la fonction réception d’emails de mon téléphone portable durant mes vacances….Un comble. Un jour, j’ai dit « stop à la tyrannie des emails ! » Je vous livre quelques-uns de mes secrets !

1 . Vers un usage sobre et raisonné de nos joujoux électroniques

Il ne viendrait à l’idée d’aucune personne prétendant avoir un mode de vie sain, privilégiant la sobriété et le bio (à priori les lecteurs de Feminin Bio), de grignoter des bonbons toutes les 2 minutes. C’est pourtant ce que nous faisons avec nos emails. Nous consultons nos joujoux électroniques au moins toutes les deux minutes, que ce soit via notre ordinateur portable, notre tablette, notre téléphone portable. Nous sommes drogués aux emails.

Premier conseil : à votre retour de vacances ( et pourquoi pas avant ?), contentez-vous de consulter vos emails 2 fois par jour. Commencez par vos emails personnels puis faites-le avec vos emails pro.

Objection : Mais l’on risque de me dire « tu n’as pas eu mon email ? ». Vous répondrez  simplement : « Non. De quoi s’agissait-il ? ». Votre collègue va s’exécuter en vous détaillant sa demande. Quant à vous, ce sont ainsi de précieuses minutes que vous gagnez. Essayez.

2 . Stop aux emails professionnels fleuves

Un email professionnel n’est pas un roman… Sinon écrivez un roman. Au-dessus de 10 lignes, ce n’est pas l’email qui doit être privilégié (appelez ou allez voir votre collègue). A quoi bon rédiger de longs emails, avec du gras, du souligné, de la couleur ? Cette mise en forme est la preuve même de l’inefficacité de l’email. Inconsciemment, vous savez que vous en dites trop ! Alors dites-en moins. 

Je m’astreins à rédiger des emails de 3 lignes. Au début, ce ne fut pas simple puis c’est devenu un jeu et maintenant une habitude salvatrice. Mes collègues apprécient !

2nd conseil : restez poli mais visez la concision (5 lignes puis descendez à 3) et la précision. Indiquez votre demande et les échéances en début d’email : Bonjour, pour mercredi 17h au plus, j’ai besoin du dossier X. Peux-tu me confirmer la bonne prise en compte de la demande ? Merci d’avance et bonne journée.

Une cliente m’a un jour expliqué qu’elle devait absolument rédiger des emails très détaillés pour que son management sache qu’elle avait mené à bien ses missions et comment. Si vous vous reconnaissez dans ces lignes, aux prises avec un management adepte du flicage, demandez-vous si vous êtes à la bonne place.

Aucune entreprise ne peut croître durablement sans faire confiance à ses équipes. Par ailleurs, êtes-vous sûr que votre management ait besoin de TOUS les détails ?  Si selon vous, c’est néanmoins le cas, débrouillez-vous quand même pour être concis. Vous rendez service à vous-même et à ceux qui vous lisent. Les emails courts apaisent alors que les « tartines » de texte agacent : « Que lire ? Qu’est-ce qu’on essaie de me cacher ? Par quoi commencer ? »

Essayez des emails plus concis. Pour voir.

3. Sélectionnez les emails à lire et ne les lisez pas tous !

A votre retour de congés, c’est déjà une bonne chose que de commencer la lecture de vos emails par les plus récents. J’ai connu quelqu’un (en l’occurrence moi !) qui commençait par les plus anciens car elle voulait tout lire…Syndrome de la bonne élève qui veut tout faire.

Parmi vos emails les plus récents, lisez en priorité les  emails de votre hiérarchique/de votre client (= ceux qui vous paient ou vous évaluent), de votre équipe/prestataires (= ceux qui mettent en œuvre vos décisions).

Supprimez sans état d’âme les emails dont vous êtes en copie ou dont l’objet est « pour info »

4.Bonus 

Vous avez mis en œuvre les 2 conseils ci-dessus. Malheureusement, ce sont encore plus de 100 emails qui végètent dans votre inbox. Essayez ce qui suit : allez voir ou appelez les expéditeurs de ces emails (en 1er, mon boss/mes clients puis mon équipe/prestataire). Demandez-leur de vous expliquer succinctement les requêtes qu’ils vous ont adressées par email. Justifiez comme suit : « Je reviens de congés et j’ai encore beaucoup d’emails à dépouiller. Je préfère venir te voir pour m’assurer que je ne passe pas à côté de priorités te concernant. » Votre interlocuteur appréciera cette marque de considération.

Bonne reprise à toutes et ne vous laissez pas dominez par vos emails ! (Re)prenez le pouvoir

Les 5 premiers lecteurs à envoyez un email à MontempsRetrouve@gmail.com avec pour objet «Cadeau FemininBio » gagneront une session découverte (1h) de coaching "Retrouvez le temps perdu®". De quoi s’agit-il ? Vous bénéficierez d’un diagnostic flash «  gestion de mon temps : temps gagné ou temps perdu ? » complété de 2 conseils personnalisés pour vous aider à retrouver une partie de votre temps perdu.

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Par Auréliemercier le 29 août 2014 à 14h36
C'est ce que je redoute le

C'est ce que je redoute le plus à mon retour de vacances, la fameuse boîte mail !!

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