To-do list

Zen & organisée : pas plus de 3 à 5 priorités par jour !

Publié le 4 mai 2016
Coach, Consultante et Formatrice en organisation, gestion du temps et gestion du stress depuis 2010, Diane Ballonad Rolland est aussi l'auteur de "J’arrête de procrastiner", paru chez Eyrolles en 2016.
© Pixabay

LA to-do list serait-elle le nec plus ultra de l'organisation ? Diane Ballonad Rolland décrypte les ressorts de cet outil devenu incontournable pour bien s'organiser : toutes les to-do list ne sont pas utiles !

Je vous donne désormais rendez-vous sur FémininBio le 1er mercredi de chaque mois pour une nouvelle chronique intitulée Zen & Organisée, durant laquelle je vous parlerai d’organisation et de gestion du temps.
Mais je vous rassure, je ne suis pas une adepte de l’organisation et de la gestion du temps conventionnelles, telles qu’on les concevait dans les années 80 et qu’on les conçoit encore trop souvent : synonymes de productivité et de rentabilité (gagner du temps pour en faire encore plus !), rigides, contraignantes, tristes, intenables, synonymes de contrôle et de discipline. Bref, épuisantes !
Au contraire, je milite depuis des années pour une autre conception de l’organisation, plus efficace et viable dans la durée, mais surtout, respectueuse de l’écologie de la personne, de ses besoins et de son rythme : une organisation Slow, drôle, créative, pétillante, décomplexée, joyeuse, bienveillante, douce, et résolument positive !

Apprenons à nous organiser et à gérer notre temps autrement !

Et pour inaugurer cette nouvelle série de chroniques, j’ai décidé de rentrer dans le vif du sujet et de vous parler de celle qui peut devenir à la fois notre meilleure alliée mais aussi notre pire ennemie : la to-do List !
« Pas assez de temps pour tout faire ! » : le difficile arbitrage, au quotidien, de nos priorités

La gestion des priorités est difficile car il ne s’agit pas tant, le plus souvent, de parvenir à identifier nos priorités (étape toutefois indispensable) que d’arbitrer entre une priorité et une autre : laquelle privilégier ? Laquelle est plus urgente, plus importante que l’autre ?
Nos « conflits de priorité » nous poussent ainsi chaque jour à des exercices de gymnastique mentale et des grands écarts parfois insolubles qui épuisent littéralement nos ressources cognitives.
Saviez-vous par exemple que la hiérarchisation de nos priorités fait partie des activités cérébrales les plus consommatrices d’énergie ? Elle peut même devenir impossible après seulement quelques autres activités mentales. Ainsi, en début de journée, répondre à ses mails pendant dix minutes peut épuiser l’énergie nécessaire à hiérarchiser les priorités.

Une to-do list suffit-elle ?
Une to-do list est un bon début, mais elle ne suffit pas pour bien gérer ses priorités.
La to-do list que vous utilisez aujourd’hui ressemble davantage à un inventaire à la Prévert de tout ce que vous avez à faire. En règle générale, vous y notez vos tâches à faire les unes après les autres sous forme de check-list à cocher, sans discrimination et sans la moindre hiérarchie.
L’usage d’une check-list n’est pas une mauvaise chose en soi car elle présente au moins l’avantage de déposer sur papier toutes ces petites choses qui trottent dans votre tête, et donc d’alléger votre charge mentale.
Mais ne vous arrêtez surtout pas à cette première étape car vous risquez, comme je le vois encore trop souvent, de paniquer à la seule vue de l’immensité de la charge de travail qui vous attend ! Cette to-dolist-là peut devenir anxiogène et contreproductive en paralysant l’action.

Prioriser, c’est choisir
Il manque tout simplement une seconde étape incontournable qui est de prioriser ses actions, pour sa journée ou sa semaine de travail.
Prioriser, c’est décider en conscience de ce sur quoi vous allez porter votre attention au cours de votre journée.
Prioriser, c’est donc choisir, c’est procéder à un arbitrage car dans tous les cas, vous ne pourrez pas tout faire.
Votre sentiment de ne pas maîtriser la charge de travail et de crouler sur beaucoup, beaucoup trop de choses à faire vient en grande partie d’une mauvaise estimation, plus exactement d’une surestimation de votre capacité de travail.
Vous pensez pouvoir en faire plus que ce que vous pourrez réellement faire en une journée (ou même une semaine).
Pourtant, votre journée, comme la mienne, ne fait que 24h, c’est un fait incontestable. Elle n’en fait pas 32 ou 48 (dommage…).
Et pourtant, chaque jour, vous vous évertuez à vous imposer une liste de tâches à faire que vous ne pourrez matériellement pas tenir :
•    Parce que vous connaissez mal ou avez mal estimé la durée que vous prennent vos tâches, quelles qu’elles soient, en amont.
•    Parce que vous n’avez pas intégré une marge pour les imprévus dans votre journée (et chaque journée comporte immanquablement ou presque son lot d’imprévus).
•    Parce que vous n’avez pas pris en compte dans votre fameuse to-dolist vos baisses d’énergie.

Le résultat est là : vous vous retrouverez jour après jour avec une To-Do List longue comme le bras et tout simplement irréaliste !
Et c’est ainsi que vous sapez votre moral, vous mettez à mal votre motivation, et que vous finissez même par vous trouver nulle, pas efficace, pas compétente, parce qu’une fois de plus, vous n’aurez pas « réussi » à accomplir au cours de cette satanée journée tout ce que vous aviez prévu d’accomplir ! Car en procédant ainsi, il n’en pouvait être autrement, vous vous êtes placée, sans le vouloir, en situation d’échec avant même de démarrer votre journée…
Je suis persuadée d’ailleurs que si vous disposiez par magie de journées de 48 heures, passées l’euphorie des premiers jours, vous vous arrangeriez pour blinder vos 48 heures exactement comme que vous le faites avec vos 24 heures, et vous vous retrouveriez rapidement avec le même sentiment de débordement qui vous anime aujourd’hui !

Revenir à une gestion du temps plus réaliste
Lorsque j’anime une formation inter ou intra entreprise en Gestion du temps et des priorités, j’insiste particulièrement sur ce point car il m’importe avant tout de déculpabiliser mes stagiaires et de leur faire comprendre qu’il est utopique et non réaliste de viser l’inatteignable : être à jour dans tout ce que nous entreprenons !
Dans tous les cas, vous aurez toujours plus de choses à faire que vous ne pouvez réellement en faire… Et c’est tout à fait normal, tant dans votre vie professionnelle que dans votre vie personnelle et familiale. Rassurez-vous, c’est le cas de tout le monde ou presque, et ce quel que soit le niveau de responsabilité ou de hiérarchie ! D’où l’intérêt, la nécessité même, de procéder à un arbitrage parmi toutes nos tâches à faire.

Pas plus de 3 à 5 priorités par jour !
Il suffit pour cela de reprendre sa to-dolist et de prendre le temps (5 à 10 minutes peuvent suffire) d’identifier, idéalement la veille au soir, vos 3 à 5 priorités pour le lendemain, en les notant par écrit.
Pourquoi dès la veille au soir ? Parce que cela vous aidera à visualiser votre journée du lendemain, libérera votre mémoire (déjà bien remplie), vous permettra de mieux dormir et fera travailler votre subconscient pendant la nuit.
Ce sera en quelque sorte votre feuille de route pour la journée, et vous aurez allégé considérablement votre esprit.
Vous pouvez également démarrer votre journée en prenant 5 minutes pour hiérarchiser vos priorités du jour.
En vous centrant sur vos grandes priorités du jour (ce que vous souhaitez accomplir tout particulièrement au cours de cette journée), vous clarifiez vos intentions, vous renforcez votre capacité de concentration, vous entrez dans un cercle vertueux en renforçant votre estime de vous-même car vous aurez enfin le sentiment du travail accompli à la fin de chaque journée.
Bref, vous reprenez la main sur l’organisation de vos journées et aurez enfin le sentiment d’avancer, et dans la direction que vous aurez choisie !

L'experte : Diane Ballonad Rolland - @Zenetorganisee (CompteTwitter) - est l'auteur de J’arrête de procrastiner (Eyrolles) et du blog Zen & Organisée
Diane est consultante et formatrice en organisation et gestion du temps. Son cœur de métier est d’aider les femmes débordées, fatiguées et stressées par les contraintes de la vie quotidienne à se réapproprier leur temps et à (re)trouver un équilibre
 

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